Conditions record de conservation

RÈGLES DE CONSERVATION 2.1 On doit observer strictement chaque période de rétention minimum. 2.2 Quelques documents ; cependant, peut être maintenu pendant de plus longues périodes si utile pour l'opération ou les buts historiques. 2.3 Après l'expiration de la période de rétention minimum, l'utilité continue du document et la disponibilité des équipements de stockage devraient être évaluées. La conservation continue peut être recommandée si le microfilmage ou les équipements automatisés de stockage de données ne sont pas disponibles. 2.4 Indépendamment de la disponibilité des équipements de stockage ; cependant, des documents qui n'ont aucune utilisation prévisible raisonnable devraient être détruits après l'expiration de la période de rétention minimum. La décision pour détruire des documents devrait être prise seulement par le membre le plus aîné de la gestion. 2.5 Une annexe est attachée à ce procédé qui énumère certains statuts d'état relatifs, et devrait être consultée pour déterminer si l'état a décrété des périodes de plus longue rétention que ceux contenus dans ce procédé. 2.6 Énoncez les périodes de rétention, si plus long, devriez être remplacé les conditions minimum déterminées de ce procédé. 2.7 Beaucoup d'états ont adopté la propriété non-revendiquée ou les lois d'escheat qui devraient être consultées pour déterminer la période que des disques concernant la propriété non-revendiquée devraient être maintenu, comme le livre de paie vérifie. 2.8 L'annexe et les notes jointes devraient être consultées pour des conditions d'état au sujet du stockage des documents sur le microfilm ou tout autre milieu.